Registreer een nieuw boekjaar - Registrate a new Accounting year

Wiki
1
Nederlands

Registreren van een nieuw boekjaar in de grootboekadministratie

Om boekingen te kunnen doen binnen de grootboekadministratie zijn een boekjaar en bijbehorende boekingsperiodes nodig.
Zonder deze boekingsperiodes kunnen boekingen niet worden gedateerd en zijn bijvoorbeeld openstaande posten bij facturen niet zichtbaar.

Dit probleem ontstaat vooral bij de overgang naar een nieuw jaar. Het is daarom aan te raden om bij elke jaarovergang te controleren of het nieuwe boekjaar al is aangemaakt.

Stap-voor-stap instructie

Stap 1 – Open de applicatie

Open de applicatie met een gebruiker die rechten heeft voor applicatiebeheer en instellingen.

Waarom is dit belangrijk?
Alleen gebruikers met de juiste rechten kunnen boekjaren aanmaken of wijzigen binnen de grootboekadministratie.

Stap 2 – Open Alle apps

Klik linksboven op Alle apps om het overzicht van alle domeinen te openen.

Stap 3 – Ga naar Instellingen

Klik in het overzicht op Instellingen.

:camera_with_flash: Voorbeeldscherm: Alle apps → Instellingen

image
image1492×904 160 KB

Wat zie je hier?
In dit overzicht staan alle modules gegroepeerd, zoals:

  • Verkoop
  • Financieel
  • HR
  • Management
  • Applicatiebeheer

De optie Instellingen valt onder Applicatiebeheer.

Stap 4 – Zoek de grootboekadministraties

Ga binnen Instellingen naar het overzicht met grootboekadministraties.

image
image1920×1159 82.4 KB

Stap 5 – Kies de juiste administratie

Selecteer de administratie waarvoor je het boekjaar wilt aanmaken.

:warning: Let op: dit moet voor elke administratie afzonderlijk worden gedaan.

Stap 6 – Open Boekjaren

Klik op Boekjaren.
Deze optie kan ook zichtbaar zijn onder MEER.

image
image1920×1159 157 KB

Stap 7 – Nieuw boekjaar toevoegen

Controleer of het nieuwe boekjaar al bestaat.
Is dit niet het geval, klik dan op het +-icoon om een nieuw boekjaar aan te maken.

image
image1920×1159 129 KB

Stap 8 t/m 10 – Boekjaar aanmaken

image
image1920×1159 117 KB

Vul de gegevens als volgt in:

  • Startdatum
    Meestal 01-01-20xx
  • Code
    Het jaartal (bijvoorbeeld 2026)
  • Klik rechtsboven op het vinkje om op te slaan

Wat gebeurt er automatisch?

  • Het nieuwe boekjaar wordt aangemaakt
  • Er worden automatisch 12 boekingsperiodes aangemaakt

Boekjaar instellen als ‘Huidige boekjaar’
Zodra het nieuwe jaar is gestart, kan het boekjaar worden ingesteld als Huidige boekjaar.
Hierdoor worden functies zoals Saldo huidige boekjaar correct ingesteld.

Afronding

Na het doorlopen van bovenstaande stappen is de administratie klaar voor het nieuwe boekjaar en kunnen boekingen correct worden verwerkt.

:white_check_mark: Tip: controleer dit jaarlijks vóór de jaarwisseling.

Engels

Registering a New Financial Year in the General Ledger Administration

To be able to post transactions in the general ledger administration, a financial year and corresponding posting periods are required.
Without these posting periods, transactions cannot be dated and, for example, open items on invoices will not be visible.

This issue mainly occurs during the transition to a new year. It is therefore recommended to check at every year-end whether the new financial year has already been created.

Step-by-step instructions

Step 1 – Open the application

Open the application using a user account that has permissions for application management and settings.

Expand macro (Confluence):

Why is this important?
Only users with the appropriate permissions can create or modify financial years in the general ledger administration.

Step 2 – Open All apps

Click All apps in the top-left corner to open the overview of all domains.

Step 3 – Go to Settings

In the overview, click Settings.

:camera_with_flash: Example screen: All apps → Settings

image
image1375×1124 66.8 KB

What do you see here?
In this overview, all modules are grouped, such as:

  • Sales
  • Finance
  • HR
  • Management
  • Application Management

The Settings option falls under Application Management.

Step 4 – Locate the general ledger administrations

Within Settings, navigate to the overview of general ledger administrations.

image
image1453×532 18.2 KB

Step 5 – Select the correct administration

Select the administration for which you want to create the financial year.

:warning: Note: this must be done separately for each administration.

Step 6 – Open Accounting Years

Click Accounting Years.
This option may also be visible under MORE.

image
image1450×956 56.7 KB

Step 7 – Add a new accounting year

Check whether the new accounting year already exists.
If it does not, click the + icon to create a new accounting year.

image
image1450×707 30.5 KB

Step 8 to 10 – Create the financial year

image
image1448×550 20.8 KB

Enter the details as follows:

  • Start date
    Usually 01-01-20xx
  • Code
    The year (for example 2026)
  • Click the checkmark in the top-right corner to save

What happens automatically?

  • The new financial year is created
  • 12 posting periods are automatically generated

Setting the financial year as ‘Current financial year’
Once the new year has started, the financial year can be set as Current financial year.
This ensures that functions such as Current financial year balance are set correctly.

Completion

After completing the steps above, the administration is ready for the new financial year and transactions can be processed correctly.

:white_check_mark: Tip: perform this check annually before the year-end closing.

2 Likes